Polityka prywatności

§ 1. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z organizacją II Sympozjum Naukowego dla Elektroradiologów w Bydgoszczy, zwanego dalej „Sympozjum”, jest Fundacja Dla Życia i Zdrowia z siedzibą w Bydgoszczy, ul. Marii Curie-Skłodowskiej 16, 85-094 Bydgoszcz, KRS: 0000572291, NIP: 5542931252, zwana dalej „Administratorem” lub „Organizatorem”.
2. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem adresu e-mail: kontakt@sympozjum.bydgoszcz.pl lub pisemnie na adres wskazany w ust. 1.
3. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób rejestrujących się i uczestniczących w Sympozjum oraz realizuje obowiązek informacyjny wynikający z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

§ 2. Zakres przetwarzanych danych

1. W związku z organizacją Sympozjum Administrator może przetwarzać w szczególności:
   1. dane identyfikacyjne, w szczególności imię i nazwisko;
   2. dane kontaktowe, w szczególności adres e-mail oraz, jeżeli został podany, numer telefonu;
   3. dane dotyczące miejsca pracy, ośrodka lub instytucji;
   4. informacje dotyczące stanowiska, specjalizacji, doświadczenia zawodowego, pracy z rezonansem magnetycznym oraz obszarów zawodowego wykorzystania rezonansu magnetycznego;
   5. informacje dotyczące zainteresowań naukowych, zawodowych i tematycznych związanych z programem Sympozjum;
   6. informacje organizacyjne dotyczące planowanego uczestnictwa w Sympozjum;
   7. informacje dotyczące wybranych świadczeń, w szczególności udziału w części merytorycznej Sympozjum oraz bankiecie;
   8. informacje dotyczące dokonanych płatności;
   9. w przypadku żądania wystawienia faktury – dane niezbędne do jej wystawienia, w szczególności dane nabywcy, adres oraz numer NIP, jeżeli jest wymagany;
   10. informacje związane z potwierdzeniem obecności, wydaniem zaświadczenia lub certyfikatu oraz – jeżeli dotyczy – dokumentowaniem ustawicznego rozwoju zawodowego i punktów edukacyjnych;
   11. informacje dotyczące udzielonych zgód na otrzymywanie informacji o przyszłych wydarzeniach, w tym informacje o wybranych kanałach komunikacji marketingowej, jeżeli takie zgody zostały udzielone;
   12. wizerunek utrwalony na fotografiach lub nagraniach wykonywanych podczas Sympozjum – w zakresie i na zasadach określonych w niniejszej Polityce oraz obowiązujących przepisach prawa.
2. Administrator nie planuje w ramach formularza rejestracyjnego zbierania informacji dotyczących stanu zdrowia, alergii ani szczególnych wymagań żywieniowych Uczestników.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:
   1. przeprowadzenia procesu rejestracji, zawarcia i wykonania umowy dotyczącej udziału w Sympozjum, obsługi uczestnictwa, komunikacji organizacyjnej oraz realizacji zakupionych świadczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
   2. realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków księgowych, podatkowych i związanych z dokumentowaniem transakcji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
   3. obsługi płatności oraz ustalenia statusu dokonanej płatności – w zakresie niezbędnym do wykonania umowy oraz realizacji związanych z nią obowiązków Administratora;
   4. obsługi reklamacji, ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
   5. zapewnienia bezpieczeństwa uczestników, ochrony osób i mienia oraz prawidłowej organizacji wydarzenia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli przetwarzanie jest w tym zakresie niezbędne;
   6. analizy struktury uczestników Sympozjum, ich doświadczenia zawodowego, zainteresowań i potrzeb edukacyjnych, oceny wydarzenia oraz planowania i doskonalenia kolejnych wydarzeń i działań naukowych, edukacyjnych lub statutowych Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
   7. dokumentowania przebiegu Sympozjum oraz informowania o działalności Administratora poprzez wykonywanie i wykorzystywanie fotografii oraz nagrań przedstawiających przebieg wydarzenia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na dokumentowaniu, informowaniu o oraz promowaniu działalności Administratora, w zakresie, w którym zastosowanie tej podstawy jest dopuszczalne; w przypadkach wymagających zgody osoby, której wizerunek dotyczy, dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Rozpowszechnianie wizerunku odbywa się z uwzględnieniem przepisów dotyczących ochrony wizerunku, w szczególności art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
   8. przesyłania informacji o kolejnych edycjach Sympozjum oraz innych wydarzeniach organizowanych przez Fundację Dla Życia i Zdrowia – jeżeli osoba wyraziła wymaganą zgodę na taką komunikację.
2. Dane zbierane w celach analitycznych i statystycznych mogą być następnie agregowane lub anonimizowane. Informacje, których nie można powiązać ze zidentyfikowaną lub możliwą do zidentyfikowania osobą fizyczną, nie stanowią danych osobowych w rozumieniu RODO.

§ 4. Rejestracja i komunikacja organizacyjna

1. Podanie danych oznaczonych w formularzu jako obowiązkowe jest niezbędne do dokonania rejestracji i zawarcia umowy o udział w Sympozjum.
2. Niepodanie danych wymaganych może uniemożliwić dokonanie rejestracji lub realizację określonego świadczenia.
3. Dane oznaczone jako dobrowolne nie są warunkiem zawarcia umowy. Ich niepodanie nie powoduje odmowy udziału w Sympozjum.
4. Administrator może kontaktować się z Uczestnikiem przy wykorzystaniu podanych danych kontaktowych w sprawach związanych z jego udziałem w Sympozjum, w szczególności w celu przesyłania potwierdzeń, informacji dotyczących programu, zmian organizacyjnych, płatności, bankietu, certyfikatów lub innych informacji związanych z realizacją umowy.
5. Komunikacja, o której mowa w ust. 4, nie stanowi zapisu Uczestnika do marketingu przyszłych wydarzeń.

§ 5. Płatności

1. Płatności elektroniczne związane z uczestnictwem w Sympozjum mogą być realizowane za pośrednictwem operatora płatności Przelewy24.
2. W związku z realizacją płatności dane niezbędne do przeprowadzenia transakcji mogą być przekazywane podmiotom uczestniczącym w jej obsłudze, w zakresie wymaganym do prawidłowej realizacji płatności.
3. Operator płatności może przetwarzać określone dane zgodnie z własnymi obowiązkami prawnymi oraz zasadami ochrony danych obowiązującymi u tego operatora.
4. Administrator otrzymuje informacje niezbędne do ustalenia, czy płatność została prawidłowo zrealizowana, oraz do przyporządkowania jej do właściwego zgłoszenia.

§ 6. Faktury i dokumentacja księgowa

1. W przypadku wskazania przez Uczestnika lub podmiot finansujący udział danych do faktury Administrator przetwarza je w celu wystawienia i prawidłowego rozliczenia dokumentu księgowego.
2. Dane związane z fakturami i dokumentacją księgową są przetwarzane w zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy prawa podatkowego i rachunkowego.
3. Jeżeli zgodnie z obowiązującymi przepisami dana faktura podlega wystawieniu lub przekazaniu za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, odpowiednie dane zostaną przetworzone również w tym systemie.

§ 7. Dane zawodowe i statystyczne

1. Administrator może zbierać informacje dotyczące w szczególności zawodu lub stanowiska Uczestnika, specjalizacji, miejsca pracy, doświadczenia z rezonansem magnetycznym, częstotliwości pracy z rezonansem magnetycznym, obszaru jego wykorzystania oraz zainteresowań tematycznych.
2. Informacje te mogą być wykorzystywane do:
   1. poznania struktury zawodowej uczestników;
   2. analizy potrzeb i zainteresowań edukacyjnych;
   3. oceny zainteresowania poszczególnymi zagadnieniami programu;
   4. planowania programu kolejnych edycji Sympozjum;
   5. przygotowywania analiz i statystyk dotyczących wydarzenia;
   6. planowania i doskonalenia działalności naukowej, edukacyjnej i statutowej Fundacji.
3. W zakresie, w którym nie jest konieczne zachowanie możliwości identyfikacji konkretnego Uczestnika, Administrator może wykorzystywać dane w formie zagregowanej lub anonimowej.

§ 8. Bankiet

1. W przypadku wykupienia udziału w bankiecie Administrator przetwarza informacje niezbędne do jego organizacji, w szczególności informację o wykupieniu udziału i dokonanej płatności.
2. Dane te mogą być wykorzystywane w szczególności do ustalenia liczby uczestników bankietu, jego organizacji oraz rozliczenia zakupionej usługi.
3. Administrator nie zbiera za pośrednictwem formularza rejestracyjnego danych dotyczących alergii, stanu zdrowia ani szczególnych wymagań żywieniowych.

§ 9. Zaświadczenia i punkty edukacyjne

1. Jeżeli udział w Sympozjum stanowi podstawę do uzyskania punktów edukacyjnych lub innego potwierdzenia ustawicznego rozwoju zawodowego, Administrator może przetwarzać dane niezbędne do udokumentowania uczestnictwa oraz wystawienia odpowiedniego zaświadczenia lub certyfikatu.
2. Zakres przetwarzanych w tym celu danych będzie ograniczony do informacji wymaganych przez obowiązujące przepisy lub niezbędnych do prawidłowego potwierdzenia udziału.

§ 10. Fotografie, nagrania i wizerunek

1. Podczas Sympozjum mogą być wykonywane fotografie oraz nagrania audiowizualne dokumentujące przebieg wydarzenia.
2. Materiały przedstawiające ogólny przebieg Sympozjum mogą być wykorzystywane przez Administratora w celach dokumentacyjnych, informacyjnych i promocyjnych, w zakresie dopuszczonym przez obowiązujące przepisy prawa.
3. W przypadku materiałów, w których wizerunek konkretnej osoby stanowi główny lub wyodrębniony element, Administrator będzie korzystał z wizerunku na odpowiedniej podstawie prawnej, a w przypadkach, w których przepisy wymagają zezwolenia osoby przedstawionej – po uzyskaniu takiego zezwolenia.
4. Sam udział w Sympozjum nie oznacza udzielenia nieograniczonej zgody na wykorzystywanie indywidualnego wizerunku Uczestnika do dowolnych celów marketingowych.

§ 11. Informacje o przyszłych wydarzeniach

1. Administrator może umożliwić Uczestnikowi dobrowolne wyrażenie zgody na otrzymywanie informacji dotyczących kolejnych edycji Sympozjum oraz innych wydarzeń organizowanych przez Fundację Dla Życia i Zdrowia za pośrednictwem wskazanych kanałów komunikacji, w szczególności poczty elektronicznej, wiadomości SMS lub kontaktu telefonicznego.
2. Wyrażenie zgody na komunikację marketingową jest dobrowolne i nie jest warunkiem rejestracji ani uczestnictwa w Sympozjum.
3. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem działań dokonanych przed jej wycofaniem.
4. Uczestnik może wycofać zgodę, kontaktując się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@sympozjum.bydgoszcz.pl lub korzystając z innych udostępnionych przez Administratora mechanizmów rezygnacji z komunikacji.
5. Wycofanie zgody na komunikację marketingową nie wpływa na możliwość przesyłania Uczestnikowi informacji niezbędnych do realizacji umowy dotyczącej aktualnego Sympozjum.

§ 12. Odbiorcy danych

1. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora przy organizacji Sympozjum wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych zadań.
2. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:
   1. dostawcy systemu rejestracyjnego, w tym systemu wykorzystywanego do obsługi zgłoszeń, płatności i komunikacji z Uczestnikami, oraz dostawcy strony internetowej;
   2. dostawcy usług hostingowych i informatycznych;
   3. operator płatności;
   4. dostawcy systemów księgowych i fakturowych;
   5. biuro rachunkowe lub inne podmioty obsługujące Administratora w zakresie księgowym i podatkowym;
   6. dostawcy usług poczty elektronicznej oraz systemów i usług służących do komunikacji z Uczestnikami, w tym – jeżeli są wykorzystywane – komunikacji e-mail, SMS lub telefonicznej;
   7. podmioty wspierające techniczną i organizacyjną realizację Sympozjum, jeżeli dostęp do danych jest niezbędny do wykonania powierzonych im zadań;
   8. organy publiczne lub inne podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
3. Dane Uczestników nie są przekazywane hotelom rekomendowanym przez Organizatora. Rezerwacja noclegu odbywa się samodzielnie pomiędzy Uczestnikiem a wybranym obiektem noclegowym.
4. Dane Uczestników nie są udostępniane innym Uczestnikom Sympozjum wyłącznie w celu umożliwienia networkingu, chyba że istnieje odrębna podstawa prawna takiego udostępnienia.

§ 13. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Niektórzy dostawcy usług informatycznych wykorzystywanych przez Administratora mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym lub korzystać z infrastruktury znajdującej się poza EOG.
2. Jeżeli dochodzi do przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego, Administrator zapewnia zastosowanie mechanizmów wymaganych przez RODO, odpowiednio do konkretnego przypadku, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO.

§ 14. Okres przechowywania danych

1. Dane związane z rejestracją i realizacją umowy będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji Sympozjum, a następnie przez okres niezbędny do rozliczenia wydarzenia oraz do czasu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
2. Dokumentacja księgowa i podatkowa będzie przechowywana przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy prawa.
3. Dane wykorzystywane do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami mogą być przechowywane do czasu upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń.
4. Dane przetwarzane na podstawie zgody w celu przekazywania informacji o przyszłych wydarzeniach za pośrednictwem wybranych kanałów komunikacji będą przetwarzane do czasu wycofania odpowiedniej zgody lub wcześniejszego zakończenia przez Administratora prowadzenia takiej komunikacji.
5. Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora mogą być przetwarzane do czasu ustania celu przetwarzania albo skutecznego wniesienia sprzeciwu, jeżeli zgodnie z RODO sprzeciw powoduje obowiązek zaprzestania przetwarzania.
6. Dane statystyczne, które zostały skutecznie zanonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osób fizycznych, mogą być przechowywane bez ograniczeń wynikających z RODO.

§ 15. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:
   1. dostępu do swoich danych osobowych;
   2. sprostowania danych;
   3. usunięcia danych;
   4. ograniczenia przetwarzania;
   5. przenoszenia danych;
   6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
   7. wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli podstawą określonego przetwarzania jest zgoda.
2. Poszczególne prawa przysługują w przypadkach i na zasadach określonych w RODO i nie mają charakteru bezwzględnego.
3. W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem: kontakt@sympozjum.bydgoszcz.pl.

§ 16. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami, ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 17. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane Uczestników nie będą wykorzystywane do podejmowania wobec nich decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały, chyba że Administrator poinformuje odrębnie o wdrożeniu takiego rozwiązania zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§ 18. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.
2. Dostęp do danych osobowych powinien posiadać wyłącznie Administrator oraz osoby lub podmioty, dla których jest on niezbędny do realizacji powierzonych zadań.

§ 19. Zmiany Polityki prywatności

1. Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zakresu przetwarzanych danych, stosowanych systemów lub sposobu organizacji Sympozjum.
2. Aktualna wersja Polityki prywatności będzie dostępna na stronie internetowej Sympozjum.
3. Zmiana Polityki prywatności nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej zmianą.
4. Polityka prywatności obowiązuje od dnia 1 listopada 2026 r.